Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng phát triển, việc hiểu rõ cách làm hợp đồng lao động chuẩn xác không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố thiết yếu để xây dựng mối quan hệ lao động bền vững và minh bạch. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết, cập nhật nhất về quy trình và các lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng lao động, đặc biệt là theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2026.
Hợp đồng lao động là gì và tại sao nó quan trọng?
Theo quy định tại Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được định nghĩa là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Nếu hai bên thỏa thuận bằng một tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được xem là hợp đồng lao động.
Tầm quan trọng của hợp đồng lao động thể hiện ở các khía cạnh:
- Bằng chứng pháp lý: Là cơ sở pháp lý vững chắc để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình làm việc.
- Đảm bảo quyền lợi: Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động (về tiền lương, thời gian làm việc, an toàn lao động...) và người sử dụng lao động (về trách nhiệm thực hiện công việc, kỷ luật lao động...).
- Minh bạch hóa quan hệ lao động: Tạo sự rõ ràng, công bằng và chuyên nghiệp trong mối quan hệ giữa hai bên.
Các loại hợp đồng lao động theo quy định mới nhất
Bộ luật Lao động 2019 đã có những điều chỉnh về các loại hợp đồng lao động, nhằm phù hợp với thực tiễn và xu hướng phát triển của thị trường lao động. Hiện nay, có hai loại hợp đồng lao động chính:
1. Hợp đồng lao động xác định thời hạn
Đây là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định rõ thời hạn, thời điểm chấm dứt của hợp đồng trong khoảng thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực. Loại hợp đồng này thường được áp dụng cho các công việc có tính chất thời vụ hoặc dự án cụ thể.
2. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
Là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt của hợp đồng. Loại hợp đồng này thể hiện sự gắn bó lâu dài giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang lại sự ổn định cho cả hai phía.
Ngoài ra, còn có các hình thức làm việc khác như cách làm hợp đồng lao động thời vụ ngắn hạn, thường áp dụng cho những công việc mang tính tạm thời, thời vụ như lễ hội, mùa vụ sản xuất kinh doanh...
Quy trình và cách làm hợp đồng lao động chi tiết
Quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động cần tuân thủ các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và nội dung cần thiết
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về công việc, vị trí, quyền lợi, nghĩa vụ, điều kiện lao động... để đưa vào hợp đồng. Người lao động cần xem xét kỹ lưỡng các thông tin này.
Bước 2: Soạn thảo hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản và có thể làm bằng nhiều hình thức khác nhau. Nội dung hợp đồng cần đảm bảo các yếu tố theo quy định của pháp luật, bao gồm:
- Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức vụ của người đại diện theo pháp luật.
- Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người lao động.
- Công việc và địa điểm làm việc.
- Thời hạn của hợp đồng lao động.
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
- Chế độ nâng bậc, tăng lương.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
Trong một số trường hợp, người sử dụng lao động có thể áp dụng cách làm hợp đồng lao động bằng mail merge để tạo ra nhiều bản hợp đồng có cấu trúc tương tự nhau một cách nhanh chóng, chỉ cần thay đổi thông tin cá nhân của từng người lao động.
Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động
Sau khi soạn thảo, hai bên cần tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng phải được lập thành văn bản, mỗi bên giữ một bản gốc. Trường hợp hai bên giao kết hợp đồng lao động bằng phương tiện điện tử thì pháp luật công nhận hình thức này.
Một số lưu ý quan trọng khi làm hợp đồng lao động
Để đảm bảo hợp đồng lao động được ký kết hợp lệ và tránh các rủi ro pháp lý, cả người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý những điểm sau:
- Tuân thủ nguyên tắc giao kết: Hợp đồng lao động phải được giao kết dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, hợp pháp, thiện chí và trung thực.
- Hiểu rõ nội dung: Đọc kỹ và hiểu rõ từng điều khoản trong hợp đồng trước khi ký. Không ký vào những điều khoản không rõ ràng hoặc trái với quy định pháp luật.
- Thông tin chính xác: Đảm bảo mọi thông tin cá nhân, thông tin về công việc, lương bổng, quyền lợi... được ghi trong hợp đồng là chính xác và đầy đủ.
- Lưu giữ bản gốc: Cả hai bên cần giữ bản gốc hợp đồng lao động đã ký để làm căn cứ khi cần thiết.
- Cập nhật quy định pháp luật: Thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất của Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo hợp đồng luôn tuân thủ pháp luật.
Đối với các trường hợp đặc thù như cách làm hợp đồng lao động cho hộ kinh doanh, cần lưu ý thêm các quy định riêng biệt về lao động trong doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể theo quy định của pháp luật.
Các hành vi bị cấm trong giao kết hợp đồng lao động
Để bảo vệ quyền lợi của các bên, pháp luật cũng quy định rõ các hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình giao kết hợp đồng lao động, bao gồm:
- Lừa dối, ép buộc, chèo kéo người lao động đi làm việc.
- Cung cấp thông tin sai lệch về công việc, điều kiện làm việc, mức lương...
- Lợi dụng hoàn cảnh khó khăn của người lao động để ép buộc giao kết hợp đồng lao động.
- Không giao kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc theo quy định của pháp luật.
Việc nắm vững cách làm hợp đồng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng được môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo động lực và sự gắn bó lâu dài cho người lao động. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ hữu ích cho quý vị trong quá trình thực hiện.
Tổng kết và lời khuyên về hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là một công cụ pháp lý thiết yếu, đóng vai trò là cầu nối đảm bảo sự hài hòa và phát triển bền vững giữa người lao động và người sử dụng lao động. Việc hiểu rõ quy trình, các loại hợp đồng và những nguyên tắc cơ bản khi giao kết sẽ giúp các bên tránh được những rủi ro không đáng có, đồng thời xây dựng một quan hệ lao động minh bạch, công bằng và hiệu quả. Hãy luôn cập nhật các quy định pháp luật mới nhất và tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần thiết để đảm bảo mọi giao dịch lao động của bạn đều diễn ra đúng theo quy định.